Pada hari Kamis, 15 Desember 2022 Himpunan Mahasiswa Sejarah Kebudayaan Islam (HIMSKI) mengadakan kunjungan ke Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cirebon. Hasil yang kami dapat dari kunjungan tersebut, yaitu:
Arsip dan kearsipan dapat dibedakan berdasarkan pemahaman bahwa arsip merupakan media atau barang, sedangkan kearsipan adalah cara atau teknik yang mengatur dalam penyimpanan arsip agar dalam pencarian informasi atau arsip akan lebih mudah dilakukan.
Syarat-syarat Arsip:
- Merupakan kumpulan warkat, disimpan menurut sistem tertentu, mempunyai nilai kegunaan, apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
Prosedur Penyimpanan Arsip
1. Penyimpanan sementara (File pending)
2. Penyimpanan Tetap (File Permanen)
- Pemeriksaan Arsip
- Mengindeks Arsip
- Memberi tanda
- Menyortir Arsip
- Menyimpan Arsip
Sistem pengkodean dalam mengklasifikasikan arsip dapat dibagi menjadi 3 macam, yaitu : sistem nomor (numeric), sistem huruf (alphabetis), sistem gabungan huruf dan angka (alphanumeric).
Jenis Arsip.
Berdasarkan Undang – Undang No. 7 tahun 1971 yang berisi terkait dengan Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, sesuai dengan sifatnya, arsip di bedakan menjadi dua jenis:
1. Arsip Dinamis
Yang dimaksud dengan Arsip Dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan fungsinya. Contoh : Undang – undang, peraturan – peraturan dan sebagainya.
2. Arsip Statis
Arsip Statis yaitu arsip yang tidak perlu dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini justru mempunyai sifat tarif nilai yang abadi, contoh : Teks Proklamasi.
Unsur Arsip
Pada dasarnya, Arsip memiliki beberapa unsur, diantaranya yaitu,
Arsip memiliki unsur berbentuk informasi yang terekam
Arsip memiliki unsur bentuk media yang nyata, yaitu dapat dilihat dan dibaca, diraba dan didengar
Arsip memiliki unsur fungsi dan kegunaan. Kegunaan ini dapat merupakan bukti (evidence) dengan legalitas tertentu, yang dapat digunakan dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi, pemerintahan dan bisnis.
Perngertian Warkat
Pengertian Warkat ialah: Setiap catatan tertulis, bergambar atau terekam yang berisi keterangan tentang suatu peristiwa atau hal-hal yang dibuat untuk membantu ingatan”.
Penulis: Raja Hasyim & Ayu Sonia
