 |
| Dokumentasi Kunjungan HIMSPI ke Dinas Kearsipan Kab. Cirebon |
Pada Selasa, 20 Juni 2023 Himpunan Mahasiswa Sejarah Peradaban Islam (HIMSPI) Kembali mengadakan kunjungan ke Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cirebon. Kunjungan kali ini kita membahas lebih dalam mengenai lembaga kearsipan dan arsip yang masih terpelihara. Informasi terkait langsung disampaikan oleh Pak Irwan Irwanto selaku Tenaga Fungsional Arsiparis Kabupaten Cirebon.
Pembentukan lembaga kearsipan diatur berdasarkan undang-undang atau aturan pemerintah yang berfungsi sebagai bahan bukti atau informasi yang bisa dipercaya apabila dibutuhkan arsip arsip untuk beberapa kepentingan.
Fungsi Lembaga Dinas Kearsipan :
Fungsi dari lembaga kearsipan ini sebagai instansi atau wadah yang mengelola dan memfasilitasi pengumpulan arsip untuk bahan informasi dan bukti yang berkaitan dengan hukum, keuangan, urusan waris dari keturunan kerajaan dan informasi penting lainnya.
Tugas pokok lembaga kearsipan :
Tugas pokok dinas kearsipan kabupaten cirebon ialah sebagai penanggung jawab atas arsip-arsip yang ada di kabupaten cirebon dalam hal menyediakan data, mengamankan arsip, dan menelusuri atau mencari arsip yang belum didapat seperti arsip yang berkaitan dengan unsur sejarah.
Arsip memiliki dua jenis yaitu statis dan dinamis :
1. Arsip dinamis, umunya dipakai dalam penyelanggaraan administrasi negara. Arsip dinamis terdiri juga dari:
- Arsip aktif
- Arsip in-aktif
- Arsip vital
2. Arsip statis, yang memiliki nilai guna kesejarahan.
Langkah-langkah mengumpulkan Arsip :
Untuk mencari arsip yang bernilai sejarah yaitu dengan mengundang narasumber seperti sejarawan, budayawan atau bekerja sama dengan pihak ketiga yang dapat dipercaya dalam hal informasinya dan bekerjasama untuk mencari arsip terkait jejak kerajaaan yang dicari.
Lembaga kearsiapan daerah ini berada dibawah naungan pemerintah karena itu lembaga ini juga lebih fokus ke arsip-arsip pemerintahannya dan tidak banyak dengan arsip-arsip sejarah yang diluar pemerintahan (seperti sejarah umum, biasanya arsip yang berbentuk demikian berada di kearsipan nasional).
Setiap kedinasan pasti memiliki bagian kearsipan disebutnya pengelola arsip. Dikabupaten cirebon ini tiap-tiap dinasnya telah ada pengelolaa arsipnya, namun masih ada beberapa kedinasan yang belum ada tenaga ahli arsip nya yang berkopeten dibidangnya. Arsiparis dapat dikatakan berkompeten apabila dia telah dinyatakan lulus dalam pendidikan diklat nya.
Untuk di dinas-dinas (SKPD) biasanya mengelola arsip aktif dinamis, kalau ada arsip statisnya di serahkan ke dinas kearsipan contohnya Dinas Pariwisata Kebudayaan dan Olahraga yang dulunya menyatu menjadi terpisah, arsip-arsip dulunya yang masih nyatu di serahkan ke dinas pusat sebagai bukti sejarah bahwa pada periode sekian keperiode sekian pernah ada Dinas Pariwisata, kebudayaan dan pemuda olahraga yang saat ini sudah berpisah.
Pembinaan dan controlling dinas kearsipan :
Dinas kearsipan juga bertugas membina ke SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah seperti Staf-staf Ahli, Sekretariat DPRD, Dinas-dinas, Badan-badan, Inspektorat Daerah, lembaga-lembaga daerah) dalam hal kebijakan, anggaran, mengangarkan, atau memfasilitasi tentang pengelolaan arsipnya. Sedangkan pegawainya dibina dengan sesama pegawainya biasanya diadakan bimtek, semua tenaga arsiparis dikumpulkan dan dibimbing. Selain itu juga melakukan controlling misalnya dalam dinamis aktif ada aplikasi SIKD ( Sistem Informasi Kearsipan Daerah) untuk mengontrol surat masuk- keluar. Sedangkan untuk data arsip inaktif adanya usul musnah dan usul pindah ke dinas kearsipan dari sana kita bisa lihat daftar arsipnya. Sedangkan yang arsip statisnya ada usul serah dan biasanya ada data permohonan.
Proses penyusutan arsip, langkah- langkahnya sebagai berikut:
1. Perpindahan
Perpindahan arsip in aktif dari unit pengelola ke unit kearsipan. Dipindahkan dengan retensi diatas 10 tahun. Nanti ada permohonan usul pindah terlebih dahulu dari pihak SKPD di kedinasan lalu mengusulkan pemusnahan lewat rekomendasi arsip nasional jika arsip tersebut layak di musnahkan
2. Penyerahan dari SKPD ke dinas kearsipan.
Penyerahan arsip yang mengandung nilai sejarah, nanti dinas di kelola sebagai bahan informasi bagi pihak pemerintah apabila butuh informasi, namun tentunya harus sesuai prosedur harus dengan surat resmi, tidak sembarangan memberikan informasi.
3. Pemusnahan arsip dinasmis yang jadi inaktif seperti administrasi umum, surat masuk-keluar yang sudah tidak berkaitan dengan hukum atau tidak ada tindak lanjut atau kedepannya tidak ada resiko jika dimusnahkan. Arsip aktif retensi nya 1-2 tahun, in aktif retensi nya 3-6 tahun dan tahun berikutnya bisa musnah. Pihak SKPD nanti mengajukan usulan pemusnahan ke bupati nanti dari bupati disposisi tindak lanjut ke pihak kearsipan apakah masih layak atau tidak, nanti di kearsipan ada tim verifikasi, jika layak bikin nota dinas ke kepala dinas dilanjut ke dinas yang mengusulkan bahwa itu disetujui untuk di musnahkan, dinas kearsipan juga menyurati bupati untuk persetujuan pemusnahan arsip. Nanti dalam pemusnahannya akan mengundang bagian hukum, keuangan, ekspetorat, dan lainnya untuk menyaksikan pemusnahan arsipnya. Sebagai bukti pemusnahan atas persetujuan dengan berbagai pihak yang terkait, dibuktikan dengan adanya berita acara yang ditanda tangatangani dari pihak terkait.
Dalam pemusnahannya menggunakan mesin cacah seperti parutan. Hasilnya dikumpulkan sebagai bukti. Pemusnahannya tidak dibakar karena akan mengakibatkan polusi hal itu diatur telah diatur oleh dinas lingkungan hidup. Biasanya kedinasan juga bekerja sama dengan tempat yang membuka jasa daur ulang.
Pemusnahannya bertujuan agar informasi nya tidak terbaca lagi dan untuk mengamankan supaya informasi nya tidak di salah gunakan.
Kesulitan dalam penyimpanan arsip :
Ialah dari fasilitasnya, sarana dan prasarana. Dalam hal penyimpanan ada pengaturannya seperti suhu, kelembapan nya, keamanannya dari rayap karena arsip harus tetap utuh. Sehingga dari dinas perlu mengajukan anggaran untuk pemeliharaan arsip. Kesulitannya dari anggaran. Ajuan mah ada, tapi yang disetujuinya hanya sebagian.
- Arsip naskah kuno di Kabupaten Cirebon
Naskah kuno di dinas cukup banyak. Ada arsip tentang datangnya para pejabat keraton Cirebon yang keluar dan bermukim di Kabupaten Cirebon. Serta naskah naskah resep masakan jaman dulu
Terkait digitalisasi naskah ada alih media dari buku kertas ke scene dan bekerja sama dengan diskominfo. Banyak arsip statis dan vital kabupaten yang telah di alih media
Syarat menjadi pegawai kearsiapan
1. Kejujuran yang tinggi
2. Bisa dipercaya
Irwan irwan tenaga fungsional arsiparis
Penulis : Nida Delia Rahmah
Editor : Diva Salsabila
